Más Productividad, Menos “Parecer”

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by

Mario
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“El que mucho abarca, poco aprieta.” Este refrán resuena con fuerza en mi experiencia reciente, una situación que me ha llevado a reflexionar profundamente sobre la productividad y su ausencia. Permítanme compartirles esta catarsis.

A menudo, existe la falsa creencia de que la mera actividad equivale a productividad. Creemos que estar ocupados durante todo el día garantiza resultados. Sin embargo, salir a la calle con entusiasmo pero sin objetivos claros es una receta segura para la frustración. Al final del día, nos encontramos agotados, pero con poco o nada que mostrar. Esta realidad es sorprendentemente común, infiltrándose en diversos entornos laborales.

De hecho, en algunos empleos, esta “hiperactividad improductiva” se convierte en un modus operandi. Algunos individuos buscan justificar su salario sin entregar resultados tangibles. Esta dinámica perjudicial afecta tanto al empleado como al supervisor, creando un ciclo de ineficiencia del que ambos son partícipes. Como diría la Chimoltrufia, “¡No nos hagamos tarugos!”

El problema radica en que muchas organizaciones se centran en metas generales, descuidando la importancia de desglosarlas en tareas más pequeñas y manejables. Al priorizar la creación de tareas cortas y productivas, las empresas pueden optimizar el tiempo de su personal y fomentar un trabajo de mayor calidad. De lo contrario, se corre el riesgo de que los empleados pierdan tiempo valioso y, lo que es peor, no logren avances significativos día tras día.

Es frecuente observar cómo se asigna una meta mensual y los empleados optan por postergar sus responsabilidades, intentando compensar la falta de acción con un esfuerzo frenético de último minuto. Si bien esta no es una regla absoluta, es una tendencia preocupante que he presenciado en numerosas ocasiones.

Durante años, he estudiado la productividad, tanto a nivel personal como profesional. He descubierto que las organizaciones actuales tienen un gran potencial sin explotar. Existen numerosas ineficiencias y una considerable cantidad de tiempo desperdiciado.

Es desalentador implementar metodologías de productividad en una organización que carece de una estructura sólida. En mi trabajo apoyando a empresas a través de la producción de video y el marketing digital, he sido testigo de cómo el personal se ve atrapado en un torbellino de tareas pendientes, sin lograr resultados concretos. Los círculos quedan abiertos, las actividades se posponen indefinidamente y las responsabilidades se acumulan sin orden ni prioridad.

Estoy seguro de que muchos de ustedes estarán de acuerdo conmigo en que es imposible abarcar demasiado. Nuestras capacidades son limitadas, y pretender asumir una carga excesiva de responsabilidades solo conduce al agotamiento y la ineficacia.

La clave reside en adoptar un enfoque basado en proyectos cortos o subtareas. Al completar cada una de ellas de manera secuencial, se genera una dinámica de éxitos continuos, pequeños pero significativos. Se cierran ciclos, se alcanzan acuerdos y se concretan acciones, lo que permite avanzar con confianza hacia la siguiente tarea del día.

Pensemos en el ejemplo del soldado que, a pesar de sus posibles deficiencias en otras áreas, destaca por la impecable pulcritud de su cama. Esta pequeña victoria diaria le proporciona un sentido de logro y disciplina. De manera similar, todos podemos cultivar la productividad en nuestros ámbitos laboral, personal y familiar, enfocándonos en la realización de tareas concretas y bien definidas.

EL DESAFÍO DE LAS REUNIONES IMPRODUCTIVAS

Es importante abordar un aspecto crucial que a menudo socava la productividad en las organizaciones: las reuniones. Si bien las reuniones son esenciales para la comunicación y la colaboración, pueden convertirse en una pérdida de tiempo significativa si no se gestionan adecuadamente.

Muchas veces, las reuniones se convocan sin una agenda clara, se desvían del tema principal, se prolongan innecesariamente o carecen de un seguimiento efectivo. En estas circunstancias, los participantes pueden sentir que su tiempo se desperdicia, lo que genera frustración y desmotivación.

La clave para maximizar la efectividad de las reuniones radica en la presencia de un líder fuerte y organizado, idealmente alguien con habilidades de project management. Un project manager capacitado puede establecer objetivos claros para la reunión, definir una agenda concisa, facilitar la discusión de manera eficiente, asegurar que se tomen decisiones y asignar responsabilidades para el seguimiento de las acciones acordadas.

Sin una “batuta” firme que guíe la reunión, es probable que se convierta en un foro para divagaciones y discusiones improductivas, con pocos resultados tangibles. Por lo tanto, invertir en la capacitación de los líderes de equipo en habilidades de gestión de proyectos es fundamental para optimizar el tiempo y los recursos de la organización.

LA ESENCIA DE LA PRODUCTIVIDAD

En mi opinión, la productividad es el resultado de la combinación entre la intención y la atención. Ambas son esenciales para llevar a cabo las tareas con éxito. Por ejemplo, si mi intención es componer una canción, debo prestar atención a las técnicas de composición, explorar ideas y dedicar tiempo a la creación musical. El resultado, aunque no sea una obra maestra, representará un logro tangible: la materialización de la intención.

Soy un firme promotor de las aplicaciones de productividad, y existen innumerables opciones disponibles para dispositivos iOS y Android. Las aplicaciones gratuitas, como Recordatorios y Calendario en Apple, ofrecen funcionalidades básicas pero útiles. Las opciones “freemium”, como Todoist, brindan características más avanzadas para aquellos que buscan una mayor organización.

Personalmente, siempre priorizo mis tareas, asignándoles un orden de importancia y evitando invertir tiempo en actividades no planificadas. Es importante aceptar que no siempre se completarán todas las tareas del día, pero el objetivo es lograr un avance significativo.

Las excusas para postergar proyectos son infinitas. La estrategia del “paseo productivo”, que consiste en deambular por la oficina para aparentar estar ocupado, es una táctica común entre los procrastinadores. Sin embargo, la verdadera productividad se basa en la acción enfocada y la gestión eficiente del tiempo.

5 TIPS PARA MEJORAR TU PRODUCTIVIDAD

Para concluir, quiero compartir 5 consejos prácticos que pueden ayudarte a aumentar tu productividad, tanto en el ámbito profesional como en el personal:

  1. Establece Objetivos Claros y Específicos: Define qué quieres lograr y desglosa tus metas en tareas más pequeñas y manejables. Utiliza la metodología SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y con un Tiempo definido) para asegurarte de que tus objetivos sean efectivos.
  2. Prioriza tus Tareas: No todas las tareas tienen la misma importancia. Identifica las tareas más urgentes e importantes y concéntrate en ellas primero. La matriz de Eisenhower (urgente/importante) es una herramienta útil para priorizar.
  3. Gestiona tu Tiempo Eficientemente: Utiliza técnicas de gestión del tiempo como la técnica Pomodoro (trabajar en bloques de tiempo enfocados con descansos cortos) o el time blocking (asignar bloques de tiempo específicos a cada tarea) para optimizar tu jornada laboral.
  4. Elimina las Distracciones: Identifica y minimiza las distracciones que te impiden concentrarte, como las notificaciones del teléfono, las redes sociales o las interrupciones constantes. Crea un entorno de trabajo tranquilo y enfocado.
  5. Revisa y Ajusta tu Plan: La productividad es un proceso continuo. Revisa regularmente tu progreso, identifica áreas de mejora y ajusta tu plan según sea necesario. No tengas miedo de experimentar con diferentes técnicas y herramientas hasta encontrar las que mejor se adapten a ti.

Para la gestión de tareas y proyectos:

  • Todoist:
    • Esta aplicación es excelente para crear listas de tareas, establecer recordatorios y priorizar actividades. Su interfaz intuitiva y sus funciones de colaboración la hacen ideal para la productividad individual y en equipo.
    • Disponibilidad: Android, iOS.
    • https://www.todoist.com/
  • Trello:
    • Con su sistema de tableros Kanban, Trello facilita la organización visual de proyectos. Permite asignar tareas, establecer fechas límite y seguir el progreso de manera colaborativa.
    • Disponibilidad: Android, iOS.
    • https://trello.com/
  • Notion:
    • Una herramienta muy potente que permite crear bases de datos, organizar tareas, notas y proyectos. Es muy configurable por lo que puedes adaptarla a casi cualquier tipo de tarea. (Muy recomendada).
    • Disponibilidad: Android, iOS.
    • https://www.notion.com/

Para la gestión del tiempo y la concentración:

  • Forest:
    • Esta aplicación te ayuda a mantener la concentración al “plantar árboles virtuales” que crecen mientras te enfocas en tus tareas. Si te distraes y usas tu teléfono, el árbol muere.
    • Disponibilidad: Android, iOS.
    • https://forestapp.cc/
  • Focusdoro:
    • Esta App te ayuda con la técnica Pomodoro, que sirve para crear bloques de tiempo de productividad intercalados con pequeños descansos, lo cual crea un entorno optimo para la productividad.
    • Disponibilidad: android, Web.
    • https://focusdoro.com/

Para la comunicación y colaboración en equipo:

  • Slack:
    • Es una plataforma de comunicación que facilita la colaboración en equipo a través de canales, mensajes directos y videollamadas. Permite compartir archivos e integrarse con otras herramientas.
    • Disponibilidad: Android, iOS.
    • https://slack.com/
  • Microsoft Teams

Estas aplicaciones ofrecen una variedad de funciones para mejorar la productividad personal y en equipo, desde la gestión de tareas y proyectos hasta la comunicación y la organización de ideas.

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